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Depuis 1906, l’Association des municipalités de la Saskatchewan fait valoir les intérêts des municipalités urbaines, en les défendant auprès des paliers gouvernementaux fédéral et provincial relativement à des questions concernant les programmes et les politiques. Également connue sous le nom de Saskatchewan Urban Municipalities Association (SUMA), lorganisation sefforce de diriger les efforts visant à améliorer ladministration locale et à favoriser des collectivités prospères et durables. 

Défi

Rassembler au même endroit et en même temps le grand conseil d’administration dans le cadre de réunions trimestrielles. L’organisation devait donc améliorer la qualité de ses réunions et de ses communications en intégrant de nouvelles technologies de collaboration.

Solution

Lorganisation sest associée à Hillman AV pour moderniser ses salles de réunion et de conférence. Pour atteindre les résultats souhaités, Hillman AV a fait appel à la plateforme Q-SYS de QSC pour intégrer au projet laudio, la vidéo et le contrôle, en plus d’une solution de microphone et de haut-parleurs de table de Shure. 

Avantage

Grâce à l’intégration d’un système de collaboration moderne, l’Association des municipalités de la Saskatchewan peut organiser des réunions virtuelles permettant le travail à distance et hybride. Cela signifie que si certains membres ne peuvent pas assister aux réunions en personne, les mettre en contact avec les autres membres du conseil n’est plus un problème.

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Hillman AV modernise les lieux de réunion de l’Association des municipalités de la Saskatchewan avec Q-SYS et Shure

Depuis 1906, l’Association des municipalités de la Saskatchewan fait valoir les intérêts des municipalités urbaines, en les défendant auprès des paliers gouvernementaux fédéral et provincial relativement à des questions concernant les programmes et les politiques. Également connue sous le nom de Saskatchewan Urban Municipalities Association (SUMA), l’organisation s’efforce de diriger les efforts visant à améliorer l’administration locale et à favoriser des collectivités prospères et durables.

L’Association des municipalités de la Saskatchewan avait besoin d’améliorer la qualité de ses réunions et de ses communications. Avant de travailler avec Hillman AV, le conseil d’administration a tenu ses réunions trimestrielles dans un hôtel local, car leur lieu de travail n’était pas équipé de technologies en mesure de faciliter la collaboration moderne. Il ne pouvait pas tenir de réunions en ligne – au moyen d’appels Zoom ou Teams – et les membres rencontraient souvent des problèmes liés aux microphones et aux haut-parleurs.

« Nous avons essayé un certain nombre de solutions différentes pour réduire nos coûts et pour tenter d’améliorer nos réunions », déclare Sean McKenzie, directeur des Services de défense des intérêts.

Avec un conseil d’administration aussi important, il s’est avéré difficile à maintes reprises de se réunir au même endroit et au même moment. Malgré cela, certains au sein de l’organisation ont émis des réserves quand est venu le moment de mettre en œuvre une solution numérique pour les réunions – et à investir dans les technologies. À son arrivée dans l’organisation, le PDG Jean-Marc Nadeau est devenu responsable de la mise à jour et de la modernisation de l’Association des municipalités de la Saskatchewan, y compris sur le plan technologique. « Mon objectif a été de moderniser l’organisation », affirme-t-il. Nadeau a fait appel à Hillman AV pour introduire une nouvelle technologie de collaboration au sein de l’organisation, dans l’espoir que cela améliorerait les communications au niveau du conseil.

Hillman AV a été mandatée pour moderniser les salles de réunion et de conférence de l’Association. La solution devait répondre aux problèmes souvent rencontrés par les participants se trouvant sur place, tout en étant suffisamment simple à déployer et à utiliser.

« Nous avons mis en place un système qui ne change pas leur flux de travail », indique Jarrod Hillman, président de Hillman AV. « Nous devons nous assurer que l’adoption se fera. L’adoption est extrêmement importante pour nous. »

Pour atteindre les résultats souhaités, Hillman AV a choisi la plateforme Q-SYS de QSC pour intégrer au projet l’audio, la vidéo et le contrôle. Q-SYS est une solution basée sur des normes et centrée sur l’informatique qui simplifie la gestion et le contrôle des technologies audiovisuelles à l’échelle d’une organisation. Cela signifie qu’à mesure que l’Association des municipalités de la Saskatchewan prend de l’expansion et continue de se moderniser, la plateforme Q-SYS peut évoluer pour répondre aux besoins de l’organisation. QSC a également développé tout un écosystème de matériel expressément pour sa plateforme Q-SYS, y compris des caméras dotées de fonctions panoramique-inclinaison-zoom, des amplificateurs et des haut-parleurs, des panneaux de contrôle et plus encore. Le tout se connecte à un processeur QSC, qui représente le cœur et le cerveau de l’écosystème Q-SYS. Hillman AV a intégré cette solution au lieu de travail de l’Association des municipalités de la Saskatchewan, améliorant ainsi les salles de réunion et de conférence.

Venant compléter l’écosystème QSC, une solution de microphones et de haut-parleurs de table de Shure procure un contrôle audio à chaque personne présente dans la salle, notamment l’amplification de la parole et une distribution audio localisée. Hillman AV a également installé des écrans Samsung pour compléter la solution de la salle de conférence.

Grâce à l’intégration d’un système de collaboration moderne, l’Association des municipalités de la Saskatchewan peut organiser des réunions virtuelles permettant le travail à distance et hybride. Cela signifie que si certains membres ne peuvent pas assister aux réunions en personne, les mettre en contact avec les autres membres du conseil n’est plus un problème.

« Après avoir vu la technologie fonctionner, certains membres de notre conseil étaient de plus en plus enclins à l’adopter », souligne McKenzie. « Nous avons même réussi à modifier notre budget de l’année prochaine, et nous prévoyons tenir quelques réunions de façon entièrement virtuelle ». Selon McKenzie, le fait que certaines réunions adoptent un format exclusivement virtuel « permet de réaliser d’énormes économies » pour l’organisation – et cela ne se fait pas non plus au détriment de la productivité. « Notre dernière réunion du conseil d’administration, que nous avons tenue en ligne plutôt que dans la salle, s’est déroulée très rapidement », ajoute-t-il.

Les nouveaux systèmes de collaboration continuent de s’avérer bénéfiques pour les réunions en personne, hybrides et virtuelles. L’organisation a adopté les nouveaux systèmes facilement, étant donné la nature intuitive de la technologie.

« L’équipement est de premier ordre et convivial », indique Nadeau. « Je suis très heureux de la relation que nous avons développée avec Hillman AV. »

Liste des produits :

Microphones pour conférence Shure
Processeur QSC Core 110f
Passerelle QSC I/O-USB
Caméra QSC PTZ
Écran tactile QSC