L’installation est un travail d’équipe, pas un simple transfert.
Le plan de projet commun doit déjà définir les étapes clés, les responsables, les dépendances, les modalités de communication et les règles de modification. Lors de l’installation, la coordination nécessite de veiller à ce que ces engagements soient respectés en temps réel : les salles sont disponibles aux dates promises, les informations relatives au site et au réseau sont exactes, les questions sont transmises au bon responsable et les décisions sont prises avant qu’elles ne bloquent l’avancement des travaux.
L’intégrateur peut bien se charger de l’installation technique, mais l’organisation contrôle toujours bon nombre des conditions nécessaires à l’avancement du projet. L’accès aux salles, les identifiants, les détails du réseau, les informations précises sur le site, les validations internes et les décisions prises en temps opportun doivent tous être disponibles au moment où les travaux en ont besoin.
Veillez à ce que le service informatique reste activement impliqué tout au long de l’installation.
L’informatique mérite une attention particulière, car les systèmes AV et de communications unifiées modernes se situent de plus en plus à l’intersection de la technologie de salle et de l’infrastructure réseau. Les conseils actuels d’AVIXA en AV/TI couvrent explicitement la convergence AV/TI, les exigences d’infrastructure réseau et informatique, les considérations de conception du réseau, la planification et la coordination, ainsi que la surveillance et la gestion sécurisées. Cela montre à quel point la coordination avec l’informatique est devenue centrale dans les environnements AV actuels connectés au réseau.
Lorsque l’informatique participe tôt et est traitée comme un partenaire de travail plutôt que comme un gardien de dernière minute, les problèmes qui auraient autrement surgi pendant l’installation peuvent souvent être réglés avant de causer un retard.
Coordonnez aussi les responsables des installations et les autres corps de métier.
Les responsables des installations et les autres corps de métier comptent tout autant. Une installation AV se déroule rarement en vase clos. Elle chevauche souvent des travaux électriques, l’installation de mobilier ou de menuiserie, la construction et d’autres activités du bâtiment. Un écran ne peut pas être installé avant que le mur soit prêt, et le câblage ne peut pas être terminé avant que le chemin de câbles soit accessible.
La coordination de ces éléments dans le plan de projet prévient les conflits d’échéancier qui entraînent des reprises, du temps d’attente ou des compromis de dernière minute. Lorsque plusieurs parties travaillent dans le même espace, la clarté sur qui fait quoi et à quel moment évite qu’elles travaillent les unes contre les autres.
Utilisez un processus dynamique de gestion des problèmes et des décisions.
Les points de contrôle réguliers sont utiles, mais le suivi écrit est tout aussi important. Consignez chaque problème, chaque décision, le responsable, la date d’échéance, l’impact et la résolution dans un registre partagé. Distinguez les questions courantes des modifications qui affectent le périmètre, le coût ou le calendrier, et faites passer ces modifications par le processus déjà défini dans le plan de projet. Cela permet aux deux parties d’avoir une vision actualisée des obstacles qui freinent l’avancement du projet et des actions à mener en priorité.
Il existe aussi une dimension organisationnelle plus large qu’il est facile d’oublier. L’installation peut toucher des personnes qui ne participent pas directement au projet : utilisateurs des salles, équipes voisines ou membres du personnel dont les habitudes sont temporairement perturbées. Les informer de ce qui sera indisponible et à quel moment peut éviter une quantité étonnante de frustration inutile.
Faites ressortir les problèmes tôt, pas au moment du transfert.
Aucune installation d’une certaine ampleur ne se déroule exactement comme prévu. La différence entre un projet fluide et un projet difficile tient souvent à la rapidité avec laquelle les problèmes sont signalés et réglés. Une culture où les enjeux sont soulevés tôt, plutôt que cachés jusqu’au transfert, tend à produire un projet en bien meilleur état à la fin.
Une bonne coordination devient visible à la fin. Lorsque l’accès a été accordé au bon moment, que l’informatique a participé, que les corps de métier ont été séquencés et que les problèmes ont été réglés tôt, le projet arrive à la mise en service et au transfert en bon état plutôt que de devenir une course de dernière minute pour résoudre des problèmes accumulés.
Points à retenir
L’installation dépend de la coordination entre l’intégrateur et les équipes internes, et non de l’intégrateur seul.
L’accès, les renseignements sur le site, les identifiants et les décisions prises au bon moment sont des éléments qui permettent concrètement au projet d’avancer.
L’informatique doit participer tôt, car les systèmes AV et UC modernes dépendent de plus en plus du réseau.
Les responsables des installations et les autres corps de métier doivent être coordonnés pour éviter les retards et les reprises.
Les problèmes sont plus faciles à régler pendant l’installation qu’au moment du transfert.
Prochaines étapes
Au fur et à mesure que l’installation avance, demandez à votre conseiller ou à votre intégrateur comment il assure la coordination avec les équipes internes de TI et des installations, comment il gère l’enchaînement des corps de métier et comment il traite les problèmes qui surviennent pendant les travaux. Le cas échéant, vous pouvez également demander si les services Plus+ devraient être pris en compte par les partenaires de projet que vous avez choisis.
➡️ Demandez à votre consultant ou à votre intégrateur si les services Plus+ pourraient convenir à votre projet
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