La négociation porte autant sur la clarté que sur le coût.
Une fois le budget approuvé et le partenaire privilégié choisi, le projet passe à la négociation. Il est naturel de voir cette étape comme une discussion surtout axée sur le prix, et le prix compte certainement. Le résultat le plus précieux demeure toutefois une compréhension claire et partagée de ce qui sera livré, de la façon dont cela sera livré et des conditions applicables. Pour les organisations utilisatrices, une bonne négociation réduit beaucoup plus efficacement les malentendus futurs qu’elle ne retranche quelques points de pourcentage du total.
La première priorité est la portée. De nombreux différends qui apparaissent plus tard dans un projet remontent à une portée qui n’a jamais été entièrement définie. Avant de négocier le coût, il vaut la peine de confirmer exactement ce qui est inclus : quelles salles, quel équipement, quels travaux de configuration, quels essais, quelle documentation et quel transfert sont attendus. Ce qui est exclu compte tout autant. Un prix plus bas pour une portée plus étroite ne représente pas une économie si le travail manquant doit être ajouté plus tard.
Les conditions qui semblent secondaires sont souvent celles qui comptent le plus.
Les obligations de soutien, de garantie et de service peuvent facilement être traitées comme des petits caractères, mais elles ont souvent un effet à long terme plus important que la différence de prix entre deux propositions. Il faut préciser ce que la garantie couvre, sa durée, les délais de réponse attendus, la façon dont les mises à jour et l’entretien seront gérés et ce qui se passe lorsqu’un problème survient après le transfert.
La norme actuelle d’AVIXA sur la vérification des performances renforce le principe général selon lequel la documentation, les critères de vérification, les rapports et le calendrier dans le cycle du projet font partie d’une réalisation rigoureuse, et non d’options. En pratique, les engagements de soutien et de réalisation doivent donc être traités comme des obligations définies, et non comme des hypothèses informelles.
Définissez ce que signifie « terminé » avant le début des travaux.
Les critères d’acceptation méritent la même attention. Une source fréquente de friction à la clôture d’un projet est le désaccord sur le moment où le travail est réellement terminé. Des critères d’acceptation clairs définissent ce qui sera testé, le niveau de rendement attendu, la documentation ou les preuves qui seront fournies et le moment où le système sera considéré comme prêt à être accepté.
Le cadre de vérification des performances d'AVIXA souligne l'importance de définir ce qui sera vérifié, à quel moment la vérification aura lieu, comment les critères seront établis et quels rapports seront diffusés. L'accord doit donc préciser sans ambiguïté le résultat attendu, le processus d'acceptation et les preuves d'achèvement, sans pour autant chercher à reproduire l'intégralité du processus de mise en service.
Clarifiez les responsabilités et les dépendances.
Les projets AV et de CU ne relèvent presque jamais entièrement de l’intégrateur. Ils dépendent de l’état de préparation du réseau, de l’accès au site, de la préparation des salles, de décisions internes et de la coordination avec l’informatique et les responsables des installations. La négociation est le bon moment pour confirmer qui est responsable de quoi.
Lorsque ces limites demeurent vagues, les retards et le renvoi de responsabilité suivent généralement. Lorsqu’elles sont explicites, le projet a beaucoup plus de chances de demeurer ordonné. Les intégrateurs établis préfèrent généralement cette clarté autant que les clients : une portée définie, des hypothèses documentées et des critères d’acceptation clairs protègent l’équipe de réalisation contre l’ambiguïté et la dérive de portée, tout comme ils protègent l’organisation contre les surprises. Dans ce domaine, une entente écrite protège mieux la relation de travail qu’un texte imprécis.
Le prix doit être évalué par rapport à la valeur, et non recherché isolément.
Il est raisonnable de chercher un prix concurrentiel, mais le chiffre le plus bas n’est pas automatiquement la meilleure entente. Un montant plus faible associé à un soutien moins solide, à des hypothèses plus vagues ou à une portée plus étroite peut coûter beaucoup plus pendant la durée de vie du système qu’une proposition légèrement plus élevée, mais beaucoup plus fiable.
C’est pourquoi les engagements importants doivent être consignés assez clairement pour que les deux parties puissent s’y référer plus tard sans débat. Il ne s’agit pas de méfiance. Il s’agit de protéger la relation en éliminant l’ambiguïté avant le début des travaux.
Le meilleur résultat de négociation est une entente équitable, viable et assez claire pour soutenir une mise en œuvre réussie pour les deux parties.
Points à retenir
Confirmez la portée et les exclusions avant de négocier le prix.
Les obligations de soutien, de garantie et de service doivent être traitées comme des conditions essentielles.
Des critères d’acceptation clairs définissent ce que signifie « terminé » et réduisent la friction à la clôture.
Les responsabilités et les dépendances doivent être explicites, surtout lorsque l’informatique et les responsables des installations sont concernés.
Le prix doit être jugé selon la clarté de la portée, la facilité de soutien et le risque de réalisation.
Prochaines étapes
Alors que ton organisation commence à évaluer son environnement actuel, demande à ton consultant ou à ton intégrateur comment il documente la situation existante, identifie les points faibles et évalue les limites du soutien ou de l’infrastructure. Le cas échéant, tu peux aussi demander s’il faudrait envisager de faire appel à Plus+ Services par l’intermédiaire des partenaires de projet que tu as choisis.
➡️ Demandez à votre consultant ou à votre intégrateur si les services Plus+ pourraient convenir à votre projet
SFM est un chef de file reconnu du marché, spécialisé dans les solutions personnalisées de mise en marché pour des marques mondiales des secteurs de l’audiovisuel, du spectacle et de la production médiatique. Nous avons accompagné des centaines d’organisations à chaque étape de ce processus. Ce guide reflète l’expertise que nous avons acquise dans le secteur audiovisuel canadien et la façon dont nos partenaires en bénéficient.