La façon dont nous travaillons a changé du tout au tout au cours des deux dernières années, et il semble que ce changement est maintenant enraciné. Sur fond d’adoption croissante des modèles de travail hybrides, la manière dont nous entretenons des interactions avec nos collègues et nos clients a également changé. Les salles de conférence hybrides revêtent aujourd’hui une importance plus grande que jamais, assurant l’efficacité de la communication et de la collaboration. Dans cet article, nous nous penchons sur l’importance des installations audiovisuelles robustes pour les salles de réunion et la manière dont elles peuvent contribuer au succès des réunions.
L’état actuel du travail hybride
Nul n’ignore que la pandémie nous a obligés à repenser notre façon de travailler. Grâce à ce catalyseur, de nombreuses entreprises ont adopté des modèles de travail à distance ou hybrides. En d’autres termes, comme de plus en plus de réunions se déroulent en virtuel, il est essentiel de disposer d’installations audiovisuelles fiables dans la salle de conférence pour que chaque réunion soit couronnée de succès. Une bonne installation audiovisuelle assure une communication et une collaboration claires entre tous les participants, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Il est indispensable que les entreprises, qui passent à des modèles de travail hybrides ou qui les perpétuent, disposent d’une installation audiovisuelle fiable dans leur salle de conférence. Les réunions dans le cadre d’un modèle hybride sont souvent partagées entre des participants en personne et en virtuel. Ils peuvent être chez eux ou ailleurs, sur un ordinateur portatif ou au téléphone, ou se trouver eux-mêmes dans une autre salle de réunion. C’est la raison pour laquelle il est important que les appareils audio et vidéo faisant partie du système utilisé dans les espaces de réunion soient aussi bons que possible.
L’ancien modèle par défaut pour les réunions
Il y a encore quelques années, les réunions se tenaient par défaut dans des salles de conférence physiques, où les participants s’agglutinaient dans le même espace. Les conversations et les travaux collaboratifs se faisaient en personne, ce qui présentait des inconvénients évidents. Certes, les logiciels de réunion à distance existaient, mais, en fonction de la technologie, l’accueil des participants à distance était beaucoup moins preste; pour les connexions difficiles, il était beaucoup plus courant de téléphoner.
Après la pandémie, de plus en plus d’entreprises optent pour des modèles de travail hybrides. En effet, de nombreuses entreprises se sont rendu compte de la flexibilité et de l’efficacité que les modèles de travail hybrides ont offertes à leur organisation pendant la pandémie et à tous les participants, qu’ils assistent à des réunions en personne ou à distance. Ce modèle hybride a réduit, voire éliminé, les frustrations liées à la nécessité de reporter ou d’annuler des réunions, ce qui a permis des activités plus fluides et sans interruption. Cela dit, il est aujourd’hui plus important que jamais de disposer de solutions audiovisuelles permettant d’organiser des réunions hybrides productives et captivantes.
Les entreprises sont-elles vraiment si nombreuses à passer à l’hybride?
Des études récentes ont montré que de plus en plus d’entreprises passent à des modèles de travail hybrides. Selon un sondage récent mené par Accenture, qui a interrogé 200 chefs de la direction dans le monde, 68 % des entreprises à forte croissance utilisent désormais des modèles de travail de productivité en tout lieu, et ce chiffre est censé augmenter dans les années à venir. Autrement dit, il est plus important que jamais de disposer d’installations audiovisuelles fiables pour les salles de conférence, car la salle de conférence sur place, le fleuron des lieux de réunion, doit être un vecteur irréprochable des réunions modernes.
Rester à la page est bénéfique pour tous les participants
Un équipement de salle de réunion à jour peut contribuer grandement à la réussite des réunions. Il est évident que les systèmes doivent être fiables. Il est également important que les composants de contrôle de ces systèmes soient compatibles avec les différents types de technologie des participants. En effet, l’un des accrocs les plus décourageants des réunions est d’avoir des difficultés à connecter des appareils pour présenter ou partager le contenu essentiel de la réunion avec d’autres personnes. En conséquence, il est important d’investir dans une technologie qui tienne compte de ces différents aspects et assure le bon déroulement des réunions et leur efficacité.
Mais qu’est-ce qui est le plus important, la vidéo ou l’audio?
En ce qui concerne l’assimilation des informations, le type d’informations en question et les attentes font débat. Des études ont montré que les informations audio sont plus faciles à mémoriser immédiatement. Dans les situations où la collaboration est essentielle, il s’agit d’un facteur important. L’audio a un effet puissant et subtil sur la manière dont l’information est transférée et perçue. Il suffit, pour s’en convaincre, de penser aux effets de l’audio dans un film : il a le pouvoir démesuré de donner le ton, de créer et de dissiper la tension, et d’attirer les spectateurs. Il en va de même, dans une certaine mesure, pour les réunions. Une installation audio fiable dans une salle de conférence permet de créer une ambiance dans lequel les participants savent que les paroles claires et les inflexions vocales réverbèrent comme prévu. Elle garantit aussi que chacun peut assimiler les informations discutées sans être distrait par une mauvaise qualité sonore ou des difficultés techniques.
Il est donc important de se rendre compte que, dans la configuration audio-vidéo d’une salle de conférence, l’audio et la vidéo sont tous deux importants. La vidéo permet aux participants de se voir les uns les autres, ce qui contribue à créer une ambiance plus captivante. Autrement dit, l’audio et la vidéo sont tous deux importants pour la réussite d’une réunion. Il devient dès lors essentiel d’investir dans une technologie audiovisuelle de qualité pour assurer le succès de vos réunions.
Transformé? Ou simplement « passable »?
Pour mieux illustrer l’importance de l’audio et de la vidéo dans le succès d’une réunion, comparons une expérience à distance/hybride « passable » à une expérience entièrement alimentée par DSP (traitement numérique du signal). Dans une expérience à distance/hybride « passable », les participants à une réunion ou à une présentation à distance peuvent s’entendre et se voir bien, mais il peut y avoir des limitations ou des difficultés relativement à la qualité audio et vidéo. Par exemple, les participants peuvent utiliser les haut-parleurs et le microphone intégrés de leur ordinateur portatif, ou un microphone de table d’ancienne génération, ce qui peut se traduire par une qualité audio médiocre. Mais si l’on ajoute à ces problèmes un flux vidéo haché ou de faible résolution en raison de vitesses Internet lentes ou de codecs vidéo inadéquats (« codec » est l’abréviation de « codeur-décodeur » et désigne le processus de conversion des données vidéo brutes en un format compressé pour le stockage, la transmission ou la lecture), les choses dégénèrent.
En revanche, une configuration complète alimentée par DSP, avec des microphones orientables alimentés par DSP, plusieurs haut-parleurs et un codec vidéo à grande vitesse, offre une expérience audiovisuelle beaucoup plus immersive et de qualité supérieure. Ce n’est pas une simple question de vanité. Le temps passé par les participants à la réunion est important et il devient donc incontournable que les réunions soient agréables et efficaces.
Les produits certifiés Teams et Zoom sont à la hauteur des attentes
Lorsqu’il s’agit de choisir une technologie audio et vidéo pour votre salle de conférence, il est important de choisir des produits certifiés et/ou approuvés pour les solutions de réunion/collaboration que votre organisation utilise. Vous aurez ainsi l’assurance que les produits que vous choisissez sont fiables et compatibles avec les fonctions de réunion sophistiquées proposées par les logiciels de collaboration les plus répandus, comme Teams et Zoom. Si vous devez investir dans une installation audiovisuelle pour salle de conférence, assurez-vous qu’elle est à jour et prête pour la prochaine évolution du travail.
Il ne suffit pas de choisir un produit standard
Il est important de comprendre que le choix de la bonne technologie audiovisuelle pour votre salle de conférence n’est pas aussi simple qu’un simple produit prêt à l’emploi. Il est important de demander l’avis d’un expert qui peut vous aider à choisir les produits adaptés à vos besoins particuliers en matière d’expérience utilisateur et aux caractéristiques techniques de votre réseau, et à gérer l’installation et la configuration des produits.
Dans l’ensemble, il est essentiel de consulter un expert pour tout système de cette nature, non seulement parce qu’il s’agit d’un investissement dans un composant essentiel de l’infrastructure de travail moderne, mais aussi parce que son expertise pratique peut vous faire gagner du temps, économiser de l’argent et éviter la frustration en garantissant que votre système respecte vos besoins et votre budget, et que la configuration et la formation des utilisateurs se feront de manière à éliminer autant que possible l’erreur humaine. Rien ne cause plus de désagrément que d’installer un système de première qualité qui, en raison d’oublis dans la configuration, donne des résultats bien en deçà des attentes.
Il est essentiel de comprendre l’importance d’une installation audiovisuelle actualisée et fiable dans la salle de conférence si votre organisation adopte le modèle populaire des milieux de travail hybrides. Un système audiovisuel de qualité pour vos réunions hybrides n’est pas seulement un luxe. Il s’agit d’une étape importante pour assurer une communication et une collaboration efficaces entre tous les participants, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. En choisissant des produits certifiés et/ou contrôlés, vous vous assurez que votre installation est fiable et compatible avec les dernières technologies. Les équipements audio pour espaces de réunion ne sont pas tous créés égaux. Le savoir, c’est un chemin à moitié parcouru. Créer des espaces de réunion efficaces, quel que soit l’endroit où se trouvent les participants, c’est la victoire pour les participants et pour l’organisation dans son ensemble.
Si vous envisagez de moderniser votre salle de conférence pour l’adapter aux nouvelles méthodes de travail dans des milieux hybrides, assurez-vous de vous adresser à nous en premier. De l’évaluation du réseau à la mise en relation avec l’expert en intégration le mieux adapté à vos besoins et à votre emplacement, en passant par la planification proactive de la chaîne logistique afin que votre projet soit provisionné des produits nécessaires. SFM peut vous prêter main-forte.
